3. Auswahl einer geeigneten Methode

Für die Beurteilung psychischer Belastungen gibt es inzwischen viele verschiedene Instrumente. Jeder Betrieb kann für sich selbst entscheiden, wie er bei der Ermittlung und Beurteilung der psychischen Belastungen vorgehen möchte.

Kleinbetrieben des Gastgewerbes und des Nahrungsmittelhandwerks empfehlen wir zwei Instrumente, die aus unserer Sicht effektiv und einfach genutzt werden können, die gleichzeitig auch die spezifischen Aspekte der Branchen unserer Mitgliedsbetriebe berücksichtigen:

 

3.1 Die BGN-Beurteilungshilfen

Die BGN-Beurteilungshilfen sind ein Instrument, um mit Hilfe von Beobachtung und Befragung der Mitarbeiter Belastungen bzw. Handlungsbedarfe zu erkennen (diese Methode nennt man "Beobachtungsinterview").

Beurteilungshilfen wurden für die vier größten Branchen der BGN entwickelt:

Die Beurteilungshilfen liegen als Papierversion bzw. als beschreibbares PDF-Dokument vor. Sie können im Medienshop der BGN bestellt bzw. auf der Internetseite www.bgn.de, Shortlink 1520 heruntergeladen werden.

Für jede der vier Branchen wurden die wesentlichen Belastungen zusammengefasst. Es können weitere z. B. betriebsspezifische Merkmale ergänzt werden.

Jede branchenspezifische Beurteilungshilfe wurde nochmals in unterschiedliche Arbeitsbereiche unterteilt, ergänzende Arbeitsbereiche können selbst eingefügt werden.

Abb. 1: Die vier BGN-Beurteilungshilfen Psychische Gefährdungen im Betrieb

Abb. 1: Die vier BGN-Beurteilungshilfen Psychische Gefährdungen im Betrieb

Beispiel:
Eine Fleischerei bietet neben Produktion und Verkauf einen Partyservice an. Dieser beinhaltet ergänzend zur Herstellung der Lebensmittel bzw. deren Lieferung auch den Aufbau und Service bei Festlichkeiten jeglicher Art. In der BGN-Beurteilungshilfe für die Fleischwirtschaft wurden nur die Arbeitsbereiche "Produktion" und "Verkauf" berücksichtigt. Daher muss der Arbeitsbereich "Partyservice" ergänzt werden. Für diesen Bereich sollten alle wesentlichen Merkmalsbereiche ausgewählt und beurteilt werden (s. Kapitel 4).

Beispiel:
Festlegen von Betrachtungseinheiten mit vergleichbaren bzw. unterschiedlichen Bedingungen.
Eine Bäckerei hat mehrere Filialen. Filiale A liegt in der Nähe des Bahnhofes. Der Kundenandrang ist kontinuierlich hoch. Die Öffnungszeiten sind deulich länger als in den anderen Filialen. Außerdem gibt es häufiger angetrunkene Kunden. Filiale B liegt in der Nähe einer Schule. Hier gibt es häufig Stoßzeiten in den Pausen. Der Betrieb entscheidet sich aufgrund der Standortunterschiede, getrennte Ermittlungen durchzuführen.

 

3.1.1 Vorbereitung

Es empfiehlt sich, den Betrieb in einzelne Betrachtungseinheiten aufzuteilen und diese nacheinander mit Hilfe der BGN-Beurteilungshilfe zu beurteilen. Für jede Betrachtungseinheit sollte ein eigener Bogen verwendet werden. Es muss nicht jeder Arbeitsplatz einzeln beurteilt werden. Arbeitsplätze mit gleichen Belastungen können zusammengefasst beurteilt werden. Die Aufteilung in Betrachtungseinheiten benötigten Sie auch schon zur Erstellung der allgemeinen Gefährdungsbeurteilung und diese kann natürlich wieder genutzt werden. Hinweise zur Festlegung von Betrachtungseinheiten sind in der ASI 10.0 dargestellt.

 

3.1.2 Durchführung

Bei der Anwendung der BGN-Beurteilungshilfe handelt es sich um ein sog. Beobachtungsinterview, bei dem

Jedes Merkmal bzw. jede Aussage wird auf einer 4-stufigen Skala von "trifft völlig zu" bis "trifft nicht zu" eingestuft. Die vier Stufen der Antwortskala sind farblich ("grün" und "rot") gestaltet. Somit kann der Beurteiler sofort erkennen, ob Handlungsbedarf vorliegt. Die festgelegten Maßnahmen, die Zeitplanung, Wirkungskontrolle und Verantwortlichen für einzelne Maßnahmen können direkt in die Beurteilungshilfe eingetragen werden.

Abb. 2: Die BGN-Beurteilungshilfen sind in die jeweiligen Arbeitsbereiche der jeweiligen Branche unterteilt.

Abb. 2: Die BGN-Beurteilungshilfen sind in die jeweiligen Arbeitsbereiche der jeweiligen Branche unterteilt.

Es müssen nicht alle Mitarbeiter eines Bereichs befragt werden. Die Beurteiler sollten aber versuchen, eine möglichst repräsentative Einschätzung zu erhalten. Der Umgang mit der BGN-Beurteilungshilfe sollte vor der "flächendeckenden" Anwendung im Betrieb zunächst beispielhaft ausprobiert werden, um einen Eindruck von der Handhabung zu erlangen.

Praktische Durchführung: Die Beurteiler beobachten die einzelnen Tätigkeiten und versuchen, sich dadurch einen möglichst realistischen Eindruck von der Arbeit zu verschaffen. Aussagen, die ohne die Antworten der Mitarbeiter beurteilt werden können, werden von den Beobachtern direkt in der Beurteilungshilfe bewertet.

Bei Unklarheiten bzw. bei Aussagen, die nicht ohne die Einschätzung der Mitarbeiter beurteilt werden können, werden diese dazu befragt. Die Beurteiler legen fest, wie viele Mitarbeiter befragt werden müssen, um die Aussage in der Beurteilungshilfe sicher einschätzen zu können.

Bevor die Beurteiler Fragen an einzelne Mitarbeiter stellen, sollte ihnen nochmals kurz der Sinn und Hintergrund der Befragung erklärt werden. Außerdem sollte deutlich gemacht werden, dass die Befragung freiwillig ist und die Angaben nicht personenbezogen ausgewertet werden.

Die Aussagen aus der Beurteilungshilfe sollten nicht in den dort vorgegebenen Formulierungen vorgelesen, sondern besser mit eigenen Worten formuliert werden. Wichtig ist, dass die befragten Mitarbeiter die Inhalte bzw. die Bedeutung der Fragen verstehen.

Beispiel:
Statt "Für die jeweiligen Arbeitsaufgaben werden immer nur dafür geeignete und qualifizierte Beschäftigte eingesetzt" könnte man fragen "Fühlen Sie sich sicher, wenn Sie diese Tätigkeit ausführen? Sind Sie für die Tätigkeit ausreichend geschult worden? Welche zusätzlichen Schulungen sind aus Ihrer Sicht wichtig, um die Tätigkeit gut und sicher durchführen zu können? Was benötigen Sie, um in Ihrer Tätigkeit sicherer zu werden?"

Bei der Befragung können gleichzeitig Lösungsvorschläge der Mitarbeiter festgehalten werden. Dabei sollte gegenüber den Mitarbeitern deutlich gemacht werden, dass es sich um Vorschläge handelt.

Die Beobachtung findet zweckmäßiger Weise vor Ort statt. Wenn es aber am Arbeitsplatz selbst zu laut ist oder die Befragung durch Gäste und Kunden gestört wird, sollte das zugehörige Gespräch in einem geeigneten Raum oder einem ruhigen Platz abseits des Arbeitsplatzes ohne Hektik durchgeführt werden.

Die Ergebnisse aus der Beobachtung und Befragung sollten im Anschluss besprochen und eine Beurteilung anhand der 4-stufigen Skala in der BGN-Beurteilungshilfe getroffen werden. Anhand der Beurteilungsergebnisse wird deutlich, wo Handlungsbedarf besteht bzw. wo Maßnahmen festgelegt und umgesetzt werden müssen. Bei Bewertungen im rot markierten Bereich sollten in jedem Fall Maßnahmen gesucht werden, um die Belastungen zu reduzieren.

Die Beurteilung von Arbeitsbelastungen und die daraus resultierende Entscheidung, ob Handlungsbedarf besteht oder nicht, kann durch folgende Fragen geleitet werden:

Beispiele: Beurteilung von Ergebnissen
Bei der Befragung von Mitarbeitern einer Bäckereifiliale nennen einige Mitarbeiter den Lärm im Verkaufsbereich als große Belastung. Die Mitarbeiter berichten, dass sie aufgrund der ständig laufenden Backöfen und Kühleinrichtungen oft gestresst und auch unkonzentriert seien. Die Kunden könnten manchmal nicht richtig verstanden werden, was zusätzliche Konzentration erfordere. Einige Mitarbeiter berichten von Kopfschmerzen und Abgeschlagenheit aufgrund der Lärmbelastung. Die Mitarbeiter und Führungskräfte beurteilen das Risiko für Gesundheitsbeeinträchtigungen als hoch (häufiges Auftreten, hohe Wahrscheinlichkeit gesundheitlicher Folgen). Eine Veränderung ist aus Sicht des Unternehmers nur mittelfristig möglich, soll aber bei der Umbauplanung berücksichtigt werden.

In einem Hotelbetrieb berichten Mitarbeiter von Ihren Ängsten, allein in den Abend- und Nachtstunden in der Bar zu arbeiten. Eine Kollegin wurde von einem Gast schon massiv belästigt, konnte sich aber mithilfe eines Kollegen sicher aus der Situation retten. Die Projektgruppe bzw. die Mitarbeiter und Führungskräfte beurteilen das Risiko für eine Gesundheitsbeeinträchtigung als hoch. Zwar tritt ein solches Ereignis eher selten auf, die gesundheitlichen Auswirkungen dagegen sind sehr hoch. Es besteht deutlicher Handlungsbedarf.

 

3.1.3 Ableitung und Umsetzung von Maßnahmen

Lösungsvorschläge sollten nach dem TOP-Prinzip festgelegt werden:

T       Technische Maßnahmen vor
O       Organisatorische Maßnahmen vor
P       Personenbezogene Maßnahmen

Die ausgewählten Maßnahmen sind sinnvoll miteinander zu vernetzen, z. B. müssen die Mitarbeiter über die Wirkungs- und Funktionsweisen technischer Maßnahmen Bescheid wissen. Unterweisungen diesbezüglich sollten sorgfältig geplant werden (Organisatorische Maßnahmen). Im Rahmen der Unterweisung sollte dann das richtige Verhalten vermittelt und eingeübt werden (Personenbezogene Maßnahmen) und der Umgang damit ist zu erläutern. Die Ideen der Mitarbeiter, die während der Beobachtung aufgenommen wurden, sollten so weit wie sinnvoll und möglich aufgegriffen und auf Umsetzbarkeit geprüft werden.

Die Maßnahmen werden mit Umsetzungsdatum, Zuständigkeit und Termin für die Wirkungskontrolle im Maßnahmenplan festgehalten (siehe Dokumentation).

Tipp:
Für die Motivation der Mitarbeiter ist eine möglichst zeitnahe Umsetzung von Maßnahmen wichtig. Es empfiehlt sich daher, einzelne Maßnahmen schnell und für alle sichtbar umzusetzen, so dass die Mitarbeiter erkennen, dass ihre Ideen aufgegriffen wurden und es Veränderungen zum Positiven gibt. Man spricht hier von sog. "Leuchtturm-Maßnahmen".

Manche psychischen Belastungen können nicht komplett beseitigt werden. Daher sollte es Ziel der Maßnahmen sein, die psychischen Belastungen bei der Arbeit möglichst zu reduzieren und die Arbeitssituation zu optimieren.

Beispiel: Festlegung und Umsetzung von Maßnahmen
Umgang mit schwierigen Gästen im Gastgewerbe. Dieser Aspekt wurde von den Mitarbeitern einer Gaststätte als kritisch bewertet. Ein Verzicht auf die Gäste kann natürlich nicht das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung sein. Die Maßnahmen zur Reduzierung der Belastungen zielen vielmehr darauf ab, den Mitarbeiter beim Umgang mit schwierigen Gästen mehr Sicherheit zu geben.

Mögliche Maßnahmen könnten daher sein:
  • Für vorhersehbare schwierige Situationen gibt es klare Regelungen ("Was tun, wenn...").
  • Die Mitarbeiter haben einen gewissen Handlungsspielraum, um in kritischen Situationen (bei Reklamationen o. ä.) deeskalierend handeln zu können.
  • Festlegung von kritischen Verhaltensweisen, bei denen die Unterstützung durch Kollegen oder die Führungskraft in Anspruch genommen werden kann.
  • Training kritischer Situationen (s. auch Kapitel 4).

Tipp:
Können einzelne Maßnahmen nicht bzw. nur teilweise umgesetzt werden, sollten die Mitarbeiter darüber informiert werden, warum eine Umsetzung nicht oder nur eingeschränkt möglich ist. Die Mitarbeiter können somit erkennen, dass ihre Bewertungen und Vorschläge aufgegriffen wurden. So werden sie auch zukünftig bereit sein, eigene Ideen zur Verbesserung einzubringen.

In Kapitel 4 finden Sie eine Übersicht für Lösungsansätze zu verschiedenen Belastungsfaktoren. Lösungen sind immer betriebs- und auch situationsspezifisch. Eine vollständige Auflistung aller denkbaren Lösungen ist daher nicht möglich.

 

3.1.4 Wirksamkeitskontrolle

Bei jeder Maßnahme muss eine Wirksamkeitskontrolle durchgeführt werden. Dabei wird überprüft, ob Maßnahmen auch die beabsichtigte Wirkung zeigen. Das könnte z. B. durch Nachfrage bei den Betroffenen überprüft werden.

 

3.1.5 Dokumentation

Die Dokumentation muss grundsätzlich schriftlich erfolgen. Eine gute Dokumentation kann helfen, den Prozess der Gefährdungsbeurteilung zu steuern. Vor allem ist die Dokumentation der Maßnahmen wichtig, um deren Umsetzung übersichtlich und nachvollziehbar planen, begleiten und auch kontrollieren zu können. Die Ergebnisse der Beurteilung arbeitsbedingter psychischer Belastungen müssen immer dann überprüft werden, wenn es Anlässe gibt oder wenn sich die Verhältnisse an den Arbeitsplätzen ändern. Die BGN stellt übrigens auch themenspezifisch vertiefende Informationen zur Verfügung (z. B. die ASI 9.02 "Gewalt und Extremereignisse" oder die ASI 0.07 "Alkohol im Betrieb oder auf dem Arbeitsweg").

 

3.2 Die BGN Ideen-Treffen

Ideen-Treffen sind eine Methode zur Durchführung regelmäßiger Besprechungen, die nach einem festgelegten Muster ablaufen. Ziel ist die gemeinsame Suche nach Lösungen für bestehende Schwierigkeiten oder Probleme. Die Methode kann auch für die Beurteilung psychischer Belastungen sehr gut eingesetzt werden (als sog. "Analyseworkshop"). Ideen-Treffen sind für drei bis acht Personen geeignet, neben dem Moderator nehmen betroffene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter daran teil.

 

3.2.1 Vorbereitung

Bei der Beurteilung psychischer Belastungen mit Hilfe der Ideen-Treffen wird der Betrieb zunächst ebenfalls in geeignete Betrachtungseinheiten aufgeteilt (s. Kapitel 3.1.1). Verschiedene Arbeitsbereiche können durch vergleichbare Belastungen gekennzeichnet sein. Darüber hinaus können Ideen-Treffen auch zur Lösungssuche bei bereichsübergreifenden Problemen genutzt werden.

Abb. 3: Broschüre So geht´s mit Ideen-Treffen

Abb. 3: Broschüre "So geht´s mit Ideen-Treffen"

Beispiel:
In einem Restaurant gibt es die Arbeitsbereiche Küche, Spülküche, Service und Reinigung. In der Vergangenheit gab es immer wieder Probleme bei der Bestellung und Anlieferung von Waren. Daher wurde beschlossen dieser Tätigkeit ein eigenes Ideen-Treffen zu widmen. Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen, die bei dieser Tätigkeit eingebunden sind, werden bei der Suche nach Lösungen beteiligt.

 

3.2.2 Durchführung

Der Betrieb bzw. die Teilnehmer sollten zuerst anderweitige Erfahrungen mit der Durchführung von Ideen-Treffen sammeln, bevor sie die Methode gezielt für die Beurteilung psychischer Belastungen einsetzen.

Zu Beginn des Ideen-Treffens werden die wesentlichen psychischen Belastungen der Mitarbeiter gesammelt. Jede Nennung sollte dann dem entsprechenden Merkmalsbereich (Arbeitsinhalt/-aufgabe; Arbeitsorganisation, Soziale Beziehungen, Arbeitsumgebung, neue Arbeitsformen – siehe Kapitel 4) zugeordnet werden. Es muss sichergestellt werden, dass alle fünf Merkmalsbereiche betrachtet worden sind. Dieser Überblick über alle wesentlichen psychischen Belastungen ist die Grundlage für das weitere Vorgehen.

Anschließend werden Themen (= Belastungen, Problemfelder) ausgewählt, die im Rahmen der Ideen-Treffen als erstes bearbeitet werden sollen.

Folgende Fragen können bei der Auswahl der Themen helfen:

Durch die Bearbeitung der einzelnen Themen werden nach und nach für alle relevanten Belastungen Maßnahmen zur Verringerung oder Beseitigung gesucht und schnellstmöglich umgesetzt.

Die Beurteilung psychischer Belastungen mit Hilfe der Ideen-Treffen erfolgt nach einem festgelegten Muster:

  1. Es wird gemeinsam überlegt: Was läuft gut? Was sollte verbessert werden?
  2. Es wird entschieden, welches Thema zunächst bearbeitet werden soll.
  3. Für das festgelegte Thema werden Lösungsvorschläge gesammelt.
  4. Maßnahmen werden in einem Maßnahmenplan festgehalten: Wer macht was bis wann?
  5. Ab dem zweiten Treffen wird ein weiterer Schritt ergänzt. Hier wird besprochen, was sich seit dem letzten Mal getan hat bzw. was zusätzlich festgelegt werden sollte.

In der Broschüre "Gesund und fit im Kleinbetrieb – So geht's mit Ideen-Treffen" (DGUV Information 206-007 PDF-Symbol) finden sich weiterführende Informationen zu dieser Methode. Außerdem können zwei Erklärfilme genutzt werden, die das Vorgehen veranschaulichen (www.bgn.de, Shortlink 1520).

Hier noch ein paar Hinweise für die Ermittlung und Beurteilung psychischer Belastungen mit Hilfe der Ideen-Treffen:
  • Die Teilnahme an den Ideen-Treffen sollte freiwillig sein.
  • Für die Moderation der Ideen-Treffen sollte eine geeignete Person festgelegt werden.
  • Am leichtesten redet es sich über Arbeitsabläufe und die Arbeitsorganisation. Ideen für die Verbesserung der Zusammenarbeit und der Kommunikation lassen sich schnell und meist auch problemlos finden. Daher sollten diese Themen zuerst besprochen werden.
  • Über Probleme mit Kollegen wird meist nicht so gerne offen geredet. Durch die Klärung organisatorischer Probleme werden jedoch auch oftmals Schwierigkeiten unter Kollegen behoben.
  • Kann ein Punkt in der zur Verfügung stehenden Zeit nicht abschließend besprochen werden, wird er beim nächsten Treffen nochmals auf die Tagesordnung gesetzt.

 

3.2.3 Ableitung und Umsetzung von Maßnahmen

Die Umsetzung der Maßnahmen aus den Ideen-Treffen ist Aufgabe des Unternehmers. Die Vorschläge zur Maßnahmenumsetzung aus Kapitel 3.1.3 gelten hier gleichermaßen.

 

3.2.4 Wirksamkeitskontrolle

Werden die Ideen-Treffen regelmäßig wiederkehrend durchgeführt, dann ist die Wirksamkeitskontrolle automatisch in die Abläufe integriert. Die festgelegten Maßnahmen werden bei den folgenden Treffen auf ihre Umsetzung bzw. auf mögliche Probleme hin überprüft und falls erforderlich werden die Maßnahmen geändert, ergänzt oder angepasst.

 

3.1.5 Dokumentation

Für die Dokumentation der Maßnahmen eignet sich die Vorlage im Anhang der Broschüre "Gesund und fit im Kleinbetrieb – So geht's mit Ideen-Treffen" (DGUV Information 206-007 PDF-Symbol).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Autor: Hartmann
2020-11-19